Как принять на работу удаленного сотрудника

  • Аутсорсинг персонала

    Упростите отношения
    с персоналом

  • Лизинг персонала

    Обеспечим персоналом
    при пиковых нагрузках

  • Подбор персонала

    Гарантия предоставления
    нужных кандидатов

  • Cтаффинг персонала

    Современное решение
    для оптимизации бизнеса

Последние полтора-два года ознаменовались массовым переводом компаниями разного уровня своих сотрудников в формат «home office». В связи с этим законодательным органам пришлось утверждать новые правила, касающиеся трудового кодекса. Специалисты аутсорсинговой компании Fillin рассказывают в этой статье, как принять на работу удаленного сотрудника, помогают разобраться в понятиях и вариантах удаленки.

Удалённая работа

Что считать удаленной работой

Удаленной, или дистанционной, называется работа, которую сотрудник предприятия выполняет вне основного (стационарного) места. У работника нет обязанности находиться дома. Выполнять поручения и предусмотренные договором функции он может из любого места, даже из другого города и страны. Согласно СТ 312.1 ТК РФ, работник имеет законное право находиться на территории, не контролируемой работодателем, а для взаимодействия использовать общие сети связи, в том числе интернет.

Дистанционная работа делится по видам:

  • постоянная — сотрудник работает удаленно на протяжении всего срока действия трудового договора;
  • временная — организация «удаляет» сотрудников с соответствующим оформлением на срок, не превышающим 6 месяцев;
  • периодическая — происходит чередование дистанционной работы и фактического пребывания в офисе;
  • в чрезвычайной ситуации — работников распустили по домам в результате ЧС, при этом переводить на дистант работодатели могут по инициативе органов власти.

Для дистанционного выполнения обязанностей не обязательно выбирать штатных сотрудников. За предоставлением персонала можно обратиться в агентства по найму персонала нужного региона. Привлекать людей из других городов бывает намного выгоднее по причине более низкого уровня зарплат и большого числа соискателей.

Звонок в скайпе на удалённой работе

Оформление удаленного сотрудника по договору

Договорные отношения между сторонами оформляются разными способами.

  1. Трудовой договор о постоянном выполнении работником своих функций в дистанционном режиме.
  2. Дополнительное соглашение к уже существующему трудовому договору, когда о смене места работы договорились в процессе отношений.
  3. Приказ о временном переводе сотрудников на удаленную работу в связи с чрезвычайными условиями.

Даже если работник никогда лично не присутствовал в центральном офисе или отделе кадров предприятия, не был устроен официально, оформлять его все равно придется по причине высоких юридических рисков. Ведь всегда есть возможность отследить взаимодействие сторон по электронной переписке и прочим данным.

Какие есть преимущества для работодателя

Дистанционная работа до сих пор рассматривается как вид нетипичной занятости. В отличие от типичной, когда сотрудники в режиме полного рабочего дня находятся в организации в составе трудового коллектива. Плюсы от подобных отношений имеют обе стороны. Сотрудник имеет возможность работать и зарабатывать в удобное для себя время без привязки к местности. Не нужно его личное присутствие при официальном устройстве. Взаимодействие с начальством происходит по телефону и через интернет.

Преимущества для работодателя:

  • экономия на аренде офисных помещений;
  • отсутствие необходимости проводить оценку рабочих мест и условий труда;
  • не надо покупать, обновлять и ремонтировать оборудование;
  • в договорном документе можно прописать основания для увольнения в дополнение к стандартным, предусмотренным трудовым кодексом.

В обязанность работодателя входит ознакомить сотрудника с требованиями охраны труда, если оборудование и средства для работы ему предоставил сам работодатель.

Рабочая конференция на удалённой работе

Особенности договорных взаимоотношений

Удаленный работник должен устраиваться, а работодатель принимать его на работу по той же схеме, что применяется в традиционных трудовых отношениях. Но существуют и нюансы.

Использование интернета

Обычно для выполнения должностных обязанностей и поддержания связи с работодателем дистанционно работающий сотрудник использует интернет. Строка об использовании информационно-коммуникационных сетей для взаимодействия двух сторон должна содержаться в договоре. Это одно из ключевых отличий действующего закона об удаленной работе и правилах оформления соответствующих договорных отношений. Требование справедливо даже для тех случаев, когда время пользования интернетом для деловых целей не превышает 1 часа в неделю.

Удаленно работник имеет право проходить обучение, обеспечивать документооборот, получать необходимые для работы программно-технические средства, формировать отчетность.

Выполнение рабочих обязательств на удаленной работе

Отметка про дистанционное выполнение работ

Второй основной признак работы на дистанте — отсутствие у сотрудника рабочего места, находящегося под контролем у работодателя. Написать в договоре: имеет право работать удаленно, — не правильно. При оформлении должна присутствовать конкретная фраза: работа выполняется дистанционно. Только в этом случае сотрудник сам принимает решение о своем местонахождении для выполнения рабочих функций.

Отчеты

В пункте по организации труда дистанционного работника работодатель должен отразить порядок и сроки отчетности как основной формы контроля объема и качества выполнения работ. Принятый порядок регулируется ч. 8 ст. 312.2 трудового кодекса.

Обеспечение средствами труда

Необходимые для работы устройства, программы, средства защиты информации работник может получать двумя способами.

  1. От работодателя. Условия прописываются в договоре. Затрагиваются вопросы порядка и срока выдачи, обслуживания, ремонта, замены в случае поломки.
  2. За счет собственных средств. В этом случае определяются сроки компенсации за расходы того или иного порядка (например, за услуги связи).

Даже при условии использования работником собственной техники, работодатель имеет право рекомендовать ПО, средства защиты связи и иные средства, о чем прописывается отдельный пункт договора. Это может касаться использования профессиональных программ, обновлений, мессенджеров, на которые придется потратиться. Если средства платные, работодатель компенсирует расходы. Если средства предоставлены сотруднику во временное пользование, он знакомится с требованиями, касающимися охраны труда и порядка использования средств, под электронную подпись.

Подписание документа

Отметка про рабочее время

Согласно ч. 1 ст. 312.4 режим работы и отдыха удаленный сотрудник выбирает по собственному усмотрению. Но есть небольшая поправка: если трудовым договором не предусмотрено другое. То есть по желанию работодателя и обоюдной договоренности в документ можно внести необходимые пункты. Если фактическое присутствие на рабочем месте в промежуток времени с 9:00 до 18:00 проверить не представляется возможным (да это в большинстве случаев и не требуется), то требование находиться в это время на связи вполне оправдано. Если работник из другого региона, не лишним будет указать часовой пояс, которому будет соответствовать контрольное время.

Записи в трудовой книжке

Если место работы является основным, по требованию сотрудника работодатель должен сделать соответствующую запись в трудовую книжку. Бумажный документ отправляется заказным письмом или приносится лично. Стандартная запись не предусматривает указания того, что работа выполняется дистанционно.

Способы оформления договора

Нет никаких препятствий для встречи и подписания договора, если сотрудник и работодатель находятся в одном городе. Это касается оформления любых кадровых документов. Другое дело, когда работник живет в другом городе. Трудовой документ без подписи юридической силы не имеет. Каким образом заключить договор об удаленной работе?

  1. Использовать электронную подпись. Официальными, имеющими законную силу, считаются договора (и другие документы), скрепленные электронной подписью.
  2. Переслать документы заказным письмом. Оригиналы подписанных документов отправляются по почте.

Защищенную электронную подпись можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре.

Как оформлять при условии жизни сотрудника за границей

Если работник постоянно проживает в другой стране, он не подчиняется законам России. Принять его на работу по трудовому договору нельзя, так как он не является налоговым резидентом нашей страны. Оформить отношения можно с помощью договора гражданско-правового характера.

г. Москва, ул. Бауманская, дом 6, строение 2, 6 этаж

+7 495 266-68-52