Как правильно оформить прогул сотруднику

  • Аутсорсинг персонала

    Упростите отношения
    с персоналом

  • Лизинг персонала

    Обеспечим персоналом
    при пиковых нагрузках

  • Подбор персонала

    Гарантия предоставления
    нужных кандидатов

  • Cтаффинг персонала

    Современное решение
    для оптимизации бизнеса

  1. Введение
  2. Что такое прогул?
  3. Условия признания прогула
  4. Особенности ст. 81 ТК РФ в 2020-2021 гг.
  5. Как доказать?
  6. Документальное оформление

Акт о прогуле — официальный документ, который нужен для контроля за дисциплиной. Допустим, сотрудник компании регулярно и злостно нарушает распорядок дня, не соблюдает правила появления, присутствия на рабочем месте, не является вообще. Благодаря актам о прогуле работодатель сможет применить к работнику дисциплинарное наказание. Сначала делается замечание, при систематических прогулах дело может дойти до увольнения.

Компания Филлин подготовила тематический обзор, посвященный порядку, особенностям оформления прогулов. Вы узнаете, как термин закреплен в трудовом кодексе, что нужно учитывать при оформлении документов по всем правилам.

Как правильно оформить прогул сотрудника

Что такое прогул

Прогул — это отсутствие работника согласно графику без наличия уважительных причин. Речь о неявке на рабочее место в принципе или нарушении распорядка дня — опозданиях, ранних уходах, длительном отсутствии. Прогулы относят к нарушениям трудовой дисциплины, условий заключенного ранее ТД с работодателем. То есть речь о несоблюдении правил внутреннего распорядка.

Отсутствие на рабочем месте не будет считаться прогулом при наличии уважительных причин. А вот их строгого определения в ТК РФ нет. Руководители сами решают, какие причины можно считать уважительными, а какие нет, фиксируют нарушения распорядка дня, факты отсутствия специалистов на рабочих местах. По умолчанию к уважительным причинам относят смерть, болезни близких, аварии, стихийные бедствия, проблемы с жильем, которые требуют немедленного решения. Каждое зафиксированное отсутствие нужно подтверждать справкой от врача, больничным листом, выпиской из управляющей компании, журнала ГИБДД, пр. То есть уважительная причина должна иметь доказательства, иначе она будет такой только на словах.

Полезно знать. Если сотрудник заранее устно предупредил начальство о своем отсутствии, это не будет прогулом. Хорошо, если во время устной беседы были свидетели, которые готовы подтвердить — вы действительно предупреждали руководителя.

Прогулы работников нарушают дисциплину, создают проблемы в деятельности компании — материальные, временные, финансовые. Производственные процессы часто функционируют по непрерывному циклу. Неподписанный договор о крупной коммерческой сделке — и компания теряет деньги. Поэтому все сотрудники должны находиться на местах согласно графику.

Условия признания прогула

В судебной практике есть случаи, когда злостные прогульщики выигрывали судебные споры по причине некорректного оформления фактов прогула или отсутствия должных документальных подтверждений. Поэтому работодателю нужно соблюдать законодательные тонкости и нюансы — это позволит добиться поставленных целей, восстановить справедливость и исключить риски отмены решения в будущем. Не следует оформлять акты задним числом. Доказать факт подмены в судебном порядке можно, и суд будет на стороне сотрудника, который допускал прогулы.

Ситуации, в которых отсутствие сотрудника на рабочем месте расценивается в качестве прогула:

  • Полное отсутствие в офисе или на производстве во время рабочей смены (в том числе, если речь о сокращенном дне — до 4 часов). Отсутствие документально закрепленного рабочего места будет препятствием для составления акта прогула, если специалист находился на территории предприятия. Поэтому нужно закреплять за каждым работником определенное место — без него доказать факт прогула практически невозможно.
  • Отлучка на 4 часа и более.
  • Отсутствие специалиста на работе по неуважительным причинам. Каждый факт отсутствия должен подтверждаться соответствующими документами — вызовом в суд, больничным листом, справкой от врача, пр. Но уволить беременную женщину по причине прогулов работодатель согласно ТК РФ права не имеет.
  • Доказан факт прогула. Каждое нарушение правил организации должно документально фиксироваться. Ведь если работник обратится в суд, а доказательная база отсутствует, то правда в итоге будет не на стороне работодателя.

Что считается прогулом

Особенности ст. 81 ТК РФ в 2020-2021 гг.

Руководитель не обязан увольнять работника за прогулы без уяснения причин. Статья дает ему такое право, но не наделяет обязанностями. Законодатели оставляют право выбора за руководством. Именно начальник делает выводы о дисциплине работника, выносит замечание, выговор или оставляет прогул без внимания.

К прогулам относят уход сотрудника в самовольный отпуск без согласования с начальством. В каждой компании должен быть ежегодный график отпусков, который доводится до сведения работников. Отсутствие такого графика — нарушение норм ТК и повод для оспаривания решения по увольнению по соответствующей причине в суде.

Иногда работодатель подводит под прогул желание работника уволиться по собственному желанию. Работник пишет заявление на увольнение, потом, не отработав 2 недели, не выходит на работу.

Как доказать

Главная сложность при оформлении прогула — доказательство неуважительности причины отсутствия во время рабочего дня на месте. Иногда сотрудник не имеет возможности поставить работодателя в известность о форс-мажоре по объективным причинам — попал в аварию, находится в реанимации, пр. В остальных случаях оповестить руководителя нужно.

В день прогула писать приказ о взыскании либо увольнении не нужно. Достаточно зафиксировать тот факт, что сотрудник отсутствовал на рабочем месте и сделать это в присутствии свидетелей. Отдел кадров составляет акт об отсутствии работника в свободной форме, но строго на фирменном бланке организации. Акт подписывают свидетели, в нем указываются дата, место, время составления, ФИО сотрудника, свидетелей, при которых подготавливался документ.

Когда человек придет на работу, затребуйте у него объяснительную о причинах прогула — строго в письменном виде. Без объяснительной у работника будет больше шансов выиграть дело в суде против работодателя в будущем. Если сотрудник отказывается в письменном виде объяснять причины прогула, работодателю нужно выдать ему уведомление о необходимости предоставления объяснительной под роспись. Все отказы фиксируйте соответствующим актом в присутствии свидетелей.

Как доказать прогул сотрудника?

Документальное оформление

Виды ответственности за прогул:

  • Дисциплинарное взыскание. Оно оформляется в виде приказа от руководителя учреждения. Приказ не имеет единой формы, предприятие может разрабатывать образ на свое усмотрение.
  • Увольнение. Нужно подготовить приказ о расторжении трудового договора и приложить к нему основания — акты, докладные записки, объяснительные, табеля учета рабочего времени, доказательства фактов прогула.

Для привлечения сотрудника к ответственности за прогул при приеме на работу нужно провести ознакомление с трудовыми обязанностями, правилами внутреннего распорядка — все под личную роспись. Это повысит шансы на победу даже в случае обращения работника в суд. Если ознакомление не проводилось, доказать все будет Для привлечения сотрудника к ответственности за прогул при приеме на работу нужно провести ознакомление с трудовыми обязанностями, правилами внутреннего распорядка — все под личную роспись. Это повысит шансы на победу даже в случае обращения работника в суд. Если ознакомление не проводилось, доказать все будет

В нашем блоге вы найдете интересные статьи о подборе персонала и не только. Подписывайтесь на обновления.

г. Москва, ул. Бауманская, дом 6, строение 2, 6 этаж

+7 495 266-68-52