Как отказать кандидату после собеседования

  • Аутсорсинг персонала

    Упростите отношения
    с персоналом

  • Лизинг персонала

    Обеспечим персоналом
    при пиковых нагрузках

  • Подбор персонала

    Гарантия предоставления
    нужных кандидатов

  • Cтаффинг персонала

    Современное решение
    для оптимизации бизнеса

  1. Введение
  2. 5 базовых рекомендаций для кадровика
  3. Как не выйти за рамки трудового кодекса
  4. Писать или звонить
    • Первичный отклик на объявление
    • Отказ после интервью
    • Отклонение заявки по результатам нескольких интервью
  5. Структура отказного письма
  6. Заключение

Беседуя с очередным соискателем, HR-менеджер принимает решение о зачислении претендента в штат или об отказе. При этом второй вариант менее приятен для обеих сторон. Он может вызвать массу негативных эмоций у кандидата и надолго испортить настроение кадровику. Поэтому многие HR-менеджеры предпочитают вообще не отвечать неподходящим претендентам. Они считают, что человек и сам догадается об отказе, если не получит ответа от работодателя.

Это грубая ошибка, влияющая на репутацию фирмы. Ведь кандидат может написать гневный отзыв в социальных сетях и таким образом подорвет доверие других претендентов к компании. Поэтому отказывать письменно или устно нужно в обязательном порядке. Но делать это надо деликатно, чтобы не оскорбить несостоявшегося работника.

Рассмотрим подробнее, как вежливо отказать соискателю после собеседования на примере кадровиков из FILLIN. Наши менеджеры по подбору персонала умеют отклонять заявки корректно и в правильной форме.

Как отказать кандидату после собеседования

5 базовых рекомендаций для кадровика

У каждого менеджера свои приемы работы, но следующие несколько рекомендаций будут полезны любому кадровику:

  1. Отказываться официально нужно в любом случае. Иначе у претендента на вакансию останутся негативные впечатления о фирме.
  2. Лучше сразу сообщать о результатах. В противном случае вы можете забыть это сделать из-за загруженности на работе.
  3. Если вы не хотите брать на себя неприятную обязанность, попросите претендента перезвонить самостоятельно. В этом случае вы точно не забудете о звонке и не будете вынуждены настраиваться на тяжелый разговор.
  4. При большом количестве соискателей можно вообще не звонить и не писать неподходящим людям. Главное — заранее предупредить их, что отсутствие звонка в течение нескольких дней говорит о несоответствии претендента вакантной должности.
  5. Если кандидат оказался грубияном, не стоит обострять конфликт. Вежливость — это главное правило для HR-менеджера. Сообщите о принятом решении, обоснуйте причины и сразу же завершайте разговор.

Как не выйти за рамки трудового кодекса

Отказ кандидату после собеседования регулируется трудовым кодексом РФ. Вы можете не взять человека на работу, если он не имеет нужного образования, уровня квалификации или опыта работы. То есть ориентироваться можно только на профессиональные качества претендента, а не на его внешность или личную антипатию. Пример правильно составленного ответа: «Мы вас не взяли, потому что нашелся кандидат с большим опытом работы».

Внимание! По закону кадровик должен вежливо и подробно обосновать причины принятого решения. Если они не устроят претендента, он может обратиться в суд. Примером неправильных ответов служит дискриминация по полу, возрасту, расе или религии. Если вы скажете, что не хотите брать на работу молодую девушку или претендента предпенсионного возраста, вы создадите себе серьезные проблемы.

Как не выйти за рамки трудового договора

Писать или звонить

Считается, что по телефону лучше сообщать хорошие новости, а о неприятных лучше написать в письме. С одной стороны, так и есть, ведь претендент сможет спокойно прочитать ответ в свободное время, а не хаотично придумывать вопросы в неподходящем месте, например, на работе или в магазине. Он внимательно изучит письменный ответ и свяжется с менеджером для уточнения деталей, при необходимости. Этот способ также позволяет избежать конфликтов.

Но письменная форма не всегда уместна при общении с неподходящими претендентами. Рассмотрим, в каких случаях правильно будет звонить, а в каких писать.

Первичный отклик на объявление

Наша компания «Филлин» размещает множество объявлений с вакансиями. На каждое из них отвечает большое количество людей. В таких случаях мы сразу отсеиваем неподходящих кандидатов автоматически, нажатием одной кнопки. То есть персональные письменные обращения не отправляются.

Это справедливо, ведь претендент не проходил интервью, не тратил на него время и не переживал из-за результата. Он мог послать отклики на множество объявлений и получить положительный ответ по одному из них. Поэтому отказывать можно автоматически. Главное — делать это сразу, чтобы люди не ждали ответа неделями и не обсуждали работодателя в негативном ключе.

Для подобных письменных обращений чаще всего создается стандартный шаблон. Его рассылают всем неподошедшим претендентам. Мы вписываем в этот шаблон предложение оставаться на связи и следить за новыми объявлениями. Таким способом агентство показывает, что люди ему небезразличны, и стимулирует к профессиональному росту.

Отказ после интервью

Для претендентов, участвовавших в интервью, шаблонного текста будет недостаточно (даже если информация в нем изложена вежливо и тактично). Участник интервью потратил время на подготовку к беседе. Он нервничал, продумывал план разговора и подбирал подходящую одежду для встречи (даже если общение происходило через веб-камеру). Поэтому он заслуживает личного обращения, а не шаблонного ответа.

Правильным будет сообщить подробно о причинах отклонения заявки. Пример: «Вы нам не подошли, потому что другой претендент имеет больше профессиональных навыков». Это никого не обидит и не станет основой для конфликта.

Мы не ограничиваемся общими формулировками и обязательно сообщаем людям о недостающих у них умениях. Это стимулирует к повышению квалификации и поиску лучшей работы.

Отказ после интервью

Отклонение заявки по результатам нескольких интервью

Прием на руководящие должности ведется только после серии интервью. Ведь среди множества претендентов надо найти одного, обладающего всеми необходимыми знаниями и опытом работы. В таких случаях назначаются несколько встреч и даже выдаются тестовые задания.

На каждом из этапов отсеиваются неподходящие люди. В результате остаются 2-3 конкурента, из которых надо выбрать самого лучшего. Понятно, что оставить вы сможете только одного из них, остальные заявки придется отклонить, несмотря на профессионализм конкурсантов.

В этом случае письменные обращения неуместны. Ведь люди потратили много времени на интервью и надеялись на положительный результат. Поэтому правильным будет позвонить несостоявшимся работникам и даже сообщить о принятом решении при личной встрече. Менеджер должен вежливо объяснить причину отклонения заявки и в подробностях разобрать тестовое задание.

Если конкурсант действительно стоит затраченных сил, лучше похвалить его за профессионализм и предложить поддерживать связь. Бывшему претенденту будет приятно услышать, что вы с удовольствием сохраните данные в базе и будете предлагать хорошие должности в дальнейшем.

Структура отказного письма

Правильно писать отказные письма умеют не все кадровики. Многие заботятся только о вежливом обращении, но не уделяют внимания личностным характеристикам претендента. В результате получается шаблонный ответ.

Поэтому мы составили образец обращения к неподходящим работникам в схематичной форме. Он включает в себя 5 базовых пунктов:

  1. Благодарность за обращение по объявлению.
  2. Причины отклонения заявки. Здесь нельзя действовать шаблонно. Пример неправильного ответа: «К сожалению, вы не подходите нашей компании». Причина должна быть обоснованной. Если вы ищете работника с профессиональным стажем от 5 лет, укажите это в ответе.
  3. Желание сотрудничать в дальнейшем. Не стоит совсем отказываться от претендента. Скажите, что сохраните его данные для других предложений.
  4. Положительные отзывы в адрес конкурсанта. Образец: «Нам очень понравилось ваше желание учиться. Продолжайте развиваться и, возможно, через год у нас найдется для вас руководящая должность».
  5. Подпись менеджера. Она говорит о том, что ответ писался кадровиком, а не роботом.

Этот пример поможет вам вежливо отклонять предложения, не обидев претендентов.

Структура отказного письма

Заключение

Отсеивать неподходящих работников надо в любом случае. Но важно понимать, как правильно отказать соискателю. Если претендент не совсем безнадежный, лучше не отклонять его кандидатуру безоговорочно. Мотивируйте людей на саморазвитие и профессиональный рост. Посоветуйте подходящие курсы, книги и тренинги. Возможно, через 1-2 года бывший конкурсант вернется с усовершенствованными знаниями и навыками и будет с удовольствием принят вами на другую должность.

Отказ в трудоустройстве

г. Москва, ул. Бауманская, дом 6, строение 2, 6 этаж

+7 495 266-68-52