Как оптимизировать расходы на персонал

  • Аутсорсинг персонала

    Упростите отношения
    с персоналом

  • Лизинг персонала

    Обеспечим персоналом
    при пиковых нагрузках

  • Подбор персонала

    Гарантия предоставления
    нужных кандидатов

Цель каждого бизнеса — это получение максимальной прибыли при условии стабильной работы и развития. Для достижения этой цели недостаточно получать большой доход, нужно еще контролировать расходы. Часто в ходе производственной деятельности предприятия затраты по разным статьям постепенно вырастают, что ведет к снижению прибыли и рентабельности, становится проблемой для бизнеса. Это значит, что пора заняться оптимизацией расходов на предприятии.

Оптимизация — это процесс снижения суммарного уровня затрат компании. Достигается оно за счет совершенствования управления, сокращения или отказа от расходов по ряду статей. При этом оптимизация затрат на предприятии должна обязательно проводиться по статьям, которые не сказываются на основной деятельности компании, не ухудшают показатели работы. Не рекомендуется сокращать финансирование по статьям, от которых непосредственно зависит производство продукции или оказание услуг.

Исходя из анализа и практики, для многих фирм и предприятий ресурс для оптимизации дают расходы на сотрудников. Поэтому владельцы бизнеса и руководители организаций должны иметь представление, как оптимизировать затраты на персонал.

С чего начинать оптимизацию расходов

Оптимизация расходов на персоналПервым этапом оптимизации становится комплексный анализ всех расходов компании. Он позволяет выявить издержки, которые вызваны недостаточной эффективностью управления. При анализе выявляются затраты предприятия, сокращение которых не скажется на объемах производства и качестве продукции, не приведет к ущербу для бизнеса.

Анализ объема расходов необходимо проводить с учетом таких факторов:

  • возможность сокращения затрат путем правильного распределения с расширением производства;
  • задействование компанией наработанного опыта для повышения эффективности бизнеса;
  • пути оптимизации затрат за счет повышения эффективности использования мощностей;
  • снижение издержек за счет распределения между отдельными подразделениями компании;
  • правильное определение бизнес-процессов, которые можно передать подрядчикам;
  • зависимость уровня издержек от территориальной отдаленности расположения подразделений компании друг от друга;
  • действующие ставки налогообложения, законодательное регулирование и другие внешние факторы.

Детальный анализ всех факторов позволяет выработать стратегию и подобрать методы оптимизации затрат.

Способы сокращения издержек компании

Для повышения эффективности бизнеса можно задействовать разные способы оптимизации затрат. В частности, метод уменьшения издержек выбирают по таким моделям снижения:

  • скоростное;
  • быстрое;
  • систематическое.

Рассмотрим подробнее методы работы по минимизации трат организации по каждой из этих моделей.

Скоростная модель

Эта модель предполагает разделение издержек предприятия на ряд категорий, которые сортируются по приоритетности. В частности, используется деление расходов на такие группы:

  • С высоким приоритетом. Траты, без которых компания не сможет продолжать работу. Сюда относят издержки на оплату труда сотрудников, покупка оборудования, сырья, материалов и т.д.
  • Приоритетные. Затраты, исключение которых может привести к нарушениям и сбоям в работе предприятия.
  • Допустимые. Издержки, устранение которых допускается, особенно при сложном финансовом состоянии компании. В эту группу входят траты на обучение сотрудников, предоставление дополнительных льгот и т.д.
  • Ненужные. Расходы на мероприятия, отказ от которых не окажет на работу компании никакого воздействия. Финансирование этих статей можно свободно прекратить без последствий для бизнеса.

После разделения расходных статей на такие категории менеджеры, отвечающие за управление издержками, могут предложить руководству стратегию оптимизации. Она включает отказ от финансирования ряда расходных статей.

Как сократить издержки на персонал

Быстрая модель

Метод быстрого сокращения в управлении издержками предусматривает экономию на определенных бизнес-процессах и расходных статьях без полного прекращения их финансирования. Основные пути оптимизации расходов при такой модели включают сокращение трат на:

  • закупку сырья и материалов;
  • коммуникационные, транспортные, логистические услуги;
  • заработную плату сотрудников.

Каждое из этих направлений носит свою специфику. При уменьшении трат на закупку сырья и материалов, важно исключить ухудшение качества выпускаемой предприятием продукции. Сократить затраты без ущерба для качества можно путем пересмотра действующих договоров с поставщиками или за счет заключения контрактов с новыми партнерами. Таким же образом обстоит дело с финансированием транспортных и коммуникационных услуг.

Большинство компаний в первую очередь прибегают к сокращению трат на заработную плату. Это может быть непосредственное снижение окладов, отказ от премий и других дополнительных выплат. При этом важно предусмотреть определенные компенсации сотрудникам, например, бесплатное питание, улучшение соцпакета, предоставление дополнительных льгот.

Систематическая модель

Оптимизация затрат

Способ оптимизации расходов по систематической модели строится на повышении эффективности управления всеми расходными статьями бизнеса.

При таком методе компания сосредотачивается только на вложениях в перспективные проекты, которые приносят реальную пользу, что позволяет снизить общий объем инвестиций. Оптимизируются коммерческие взаимоотношения за счет постоянного ведения работы по поиску новых партнеров и поставщиков. Итогом этих усилий становится заключение более выгодных контрактов. При построении производственной деятельности внимание сосредотачивают на рассмотрении продукта с точки зрения покупателя или заказчика, что дает сокращение производственных издержек.

Кроме того, стратегия предполагает изменение формата бизнес-процессов по ряду направлений. Так, применяют услуги аутсорсинга персонала, сокращая штат собственных сотрудников, занятых на второстепенных или непрофильных работах. В этом случае основные расходы на оплату труда несет аутсорсинговая компания. Предприятие же оплачивает только фактически выполненные работы привлеченными сотрудниками.

Систематический метод предполагает достижение цели в сравнительно отдаленной перспективе, по сравнению со скоростной и быстрой моделями. Однако он дает наиболее стабильный и «долгоиграющий» результат за счет комплексного совершенствования управления бизнесом.

Безопасная оптимизация издержек

Оптимизация расходов организации всегда связана с рисками. При недостаточно грамотном управлении, сокращения расходных статей приводит к нарушениям в производственных и маркетинговых процессах, может сказаться негативным образом на состоянии охраны труда, на других критических направлениях. Последствия такой политики бывают самыми серьезными, вплоть до потери бизнеса.

Однако существует ряд статей, которые можно сокращать без ощутимого ущерба производственной деятельности. Часть этих статей связана с персоналом. Безопасную оптимизацию можно проводить по таким направлениям затрат:

  • Оплата форумов, тренингов, семинаров для повышения квалификации работников.
  • Отказ от дальних и продолжительных командировок без острой потребности.
  • Переход на менее затратные тарифы на связи и интернет.
  • Отказ от услуг сторонних экспертов в направлениях, которыми могут заниматься собственные работники.
  • Частичный перевод персонала на дистанционную работу.
  • Сокращение расходов на рекламу за счет поиска эффективных рекламных стратегий.

При этом большинство статей из этого списка невозможно сократить на 100 % без серьезного ущерба для бизнеса. Так, нельзя полностью отказываться от рекламы и обучения персонала.

Оптимизация затрат

Что лучше не оптимизировать

Часть статей затрат предприятия лучше не оптимизировать. Это касается направлений критического значения.

Например, не рекомендуется экономить на ремонтах и техобслуживании оборудования. Это влечет поломки, аварийность и продолжительные простои, негативно сказывается на безопасности труда. Чтобы не потерять действующих клиентов, не стоить сокращать вложения в поддержание и контроль качества продукта. Не следует сокращать основной производственный персонал, а также уменьшать оплату труда этой категории работников ниже среднего уровня по рынку. Это приведет к недостатку сотрудников для полноценного ведения деятельности.

Выводы

Оптимизация расходов — это пакет организационных и технических мер, внедрение которых поможет повысить уровень прибыльности и рентабельности бизнеса, повысить стабильность и устойчивость. При этом к сокращению трат нужно подходить на основе профессионально разработанной стратегии. Ошибки, допущенные при оптимизации на предприятии, дают обратный эффект и негативно отражаются на деятельности.

Управление кадрами относится к числу направлений, в которых можно добиться значительной экономии без ущерба для деятельности компании. Например, повышенную эффективность дает аутсорсинг персонала, занятого на вспомогательных или нерегулярных задачах. Аутсорсинг устраняет необходимость постоянного содержания значительного числа работников без ущерба для выполнения производственных функций. Использование этой услуги помогает сократить фонд оплаты труда, уменьшить нагрузку на кадровую службу и бухгалтерию организации.