Формирование кадрового резерва

Вопрос трудоустройства интересует многих соискателей работы. Но найти среди них хорошо подготовленных специалистов и управленцев в штат фирмы не всегда получается. В таких случаях формирование кадрового резерва организации становится единственным способом решения проблемы.

Определение кадрового резерва

Под кадровым резервом подразумевается группа кандидатов, уже прошедших отбор и специальное обучение. Эти люди отвечают заданным требованиям и могут стать руководителями. Но они пока еще не зачислены на должности. Таких людей можно найти через компании, предоставляющие аутсорсинг. Чаще всего это управляющие филиалами, ведущие специалисты, а также выпускники ВУЗов, успешно прошедшие стажировку.

Создание кадрового резерва полезно для компаний любого уровня. Его практикуют как в государственных инстанциях, так и на частных предприятиях.

Виды кадрового резерва: внутренний и внешний

Существует внутренний и внешний принцип формирования резерва. Под внутренним подразумевается поиск среди тех кандидатов, которые уже работают в компании на данный момент. В таких случаях составляются критерии отбора в соответствии с новой должностью и выбираются сотрудники, подходящие по профессиональным качествам.

При формировании внешнего резерва штатные сотрудники не рассматриваются. Руководитель привлекает кандидатов извне для работы на свободных должностях.

Что дает подготовка резервистов

К основным целям формирования кадрового резерва стоит отнести:

1. Определение потенциала кандидатов.
2. Быструю замену сотрудника после увольнения. Компании не придется искать, обучать и адаптировать кандидата в коллективе. У нее уже будет зарезервирован подготовленный к работе человек.
3. Закрытие свободных вакансий.
4. Появление перспектив для профессионального роста.
5. Возможность переподготовки сотрудников и продвижения штатных специалистов.
6. Снижение текучести кадров.
7. Отсутствие рисков, связанных с отбором соискателей.
8. Непрерывность работы предприятия. В результате бесперебойной деятельности компания становится конкурентоспособной и лучше справляется со своими задачами.

Как отбираются кандидаты в кадровый резерв

Принцип отбора основан на таких критериях, как:

• Возраст кандидата. Для руководителя среднего звена оптимальные возрастные рамки должны быть в пределах от 25 до 35 лет. Управленцев высшего звена лучше выбирать из сотрудников возрастом до 45 лет.
• Уровень образования. Если вам нужен руководитель среднего звена, ищите его среди кандидатов с профессиональным высшим образованием. При поиске топ-менеджеров в кадровый резерв лучше обратить внимание на выпускников ВУЗов экономического, управленческого и финансового направления.
• Опыт работы в организации и наличие достижений (если вы руководствуетесь принципом внутреннего поиска сотрудников).
• Желание совершенствоваться, учиться и развиваться. Это один из важных критериев выбора.
• Результаты тестов.
• Наличие рекомендаций.

Это только базовые параметры, на которые можно ориентироваться во время создания кадрового резерва. Вы можете использовать и другие принципы и критерии, опираясь на задачи своей компании.

Основы формирования перечня кандидатов

Порядок формирования кадрового резерва требует соблюдения ряда правил. Ведь зачисление в резервисты не должно быть основано на субъективном желании руководителя или неправильно сделанных выводах. Лучше опираться на такие принципы внесения кандидатов в список, как:

• Реальная потребность в сотруднике. Если фактической потребности в замещении работника на должности нет, значит вам не нужен и резервист.
• Актуальность данных о персонале. Обновлять информацию надо каждые два года.
• Соответствие кандидата требованиям к будущей должности. Если сотрудник не подходит для работы, он не сможет справляться с поставленными задачами.
• Перспективность и максимальность составленного списка. Перечень резервистов должен решать будущие нужды предприятия, а не только текущие. Он должен покрывать все должности.
• Объективность оценки. Кандидатов надо оценивать всесторонне, а не на основе личного мнения руководителя. Поэтому принимать решение должна комиссия из нескольких человек.
• Согласие работника. Резервистом можно стать только добровольно, не по принуждению руководства.

Варианты подбора резервистов

Список резервистов составляет руководитель компании совместно с кадровиками. Это делается с соблюдением целей кадрового резерва. Процесс происходит по одному из двух принципов:

1. На базе прогноза предполагаемых перемен в штате предприятия. Такой прогноз составляется на срок до трех лет. На его основе рассчитываются вакантные должности и ищется замена.
2. Независимо от возможных перемен. В этом случае подыскиваются кандидатуры на все ключевые вакансии даже без предполагаемого увольнения сотрудников. Иногда подбор административного персонала возлагается на кадровые агентства.

Выбор способа зависит от задач компании и ее финансового статуса. В первом случае фирма быстрее достигает результата и меньше тратит денег на подготовку резервистов. Второй способ более надежен, но он требует повышенных затрат.

Порядок формирования резерва

Процедура включает в себя пять этапов формирования кадрового резерва :

1. Определение подходящих кандидатур. Сотрудников выбирают по возрасту, уровню образования, стажу, достижениям и другим критериям. Предлагать варианты могут кадровики или непосредственный начальник. Помимо этого, сам работник имеет право выдвинуть себя на должность.
2. Составление предварительных списков. У всех внесенных в списки сотрудников проверяются документы об образовании, переподготовке, повышении квалификации.
3. Определение психологических и личностных особенностей. Эти характеристики выявляются с помощью тестирования, интервью и прочих методик. Они позволяют спрогнозировать уровень мотивации, лидерские качества и другие достоинства человека.
4. Составление итоговых списков, в которых указываются сотрудники и зарезервированные для них должности.
5. Утверждение документа генеральным директором компании.

Возможные ошибки

Система формирования кадрового резерва не терпит быстрого принятия решений. Вы должны распланировать задачи компании и ее потребности не меньше, чем на три года вперед. Возможно, к тому времени должность для резервиста сильно изменится, и вы зря потратите время на подготовку специалиста. Поэтому лучше ориентироваться на конкурентов в вашей отрасли, находящихся на более высоких уровнях развития бизнеса.

Крупной ошибкой также считается долгое нахождение работника в списках кадрового резерва. Это значит, что вы неправильно спрогнозировали развитие фирмы. В таких случаях персонал перестает видеть перспективы и не хочет совершенствоваться в своей работе. Бывают и другие ситуации, когда работник «перерастает» занимаемую должность по уровню подготовки и профессионализма. Вы рискуете его потерять, если он получит выгодное предложение от конкурентов.

Какие документы надо оформлять

Формирование кадрового резерва регулируется локально, внутри компании. Для этого составляется соответствующий нормативный акт. В нем указываются цели деятельности и ее задачи. Также в документе прописывается процедура формирования списка резервистов, критерии их выбора и порядок работы.

К нормативному акту прилагается дополнительная документация. Это могут быть формы обратной связи от непосредственных начальников выдвигаемых работников, опросные листы для каждой из кандидатур и другие бумаги.

При переводе резервиста на запланированную работу документация заполняется стандартным способом. То есть руководство составляет приказ, затем кадровый отдел заносит новые данные в личную карточку работника и его трудовую книжку.